Bruger I digitale værktøjer og eventsystemer til planlægning, administration og kommunikation hos jer? Eller har I stadig mange manuelle processer?

Vi oplever for tiden, uden tvivl, en større omstillingsparathed til brug af digitale eventværktøjer end tidligere. Men der er stadig en del arrangører, der har manuelle processer i planlægning og administration af events. Der er således en del arrangører, der er godt i gang med digitaliseringen og som har været det i mange år. Der er også en del, der er godt på vej. Men der er også en del, som endnu ikke er gået fra papir til digitalt program eller fra Excel og e-mails til Tilmeldingssystem. Og hvorfor ikke?

Det er nok en kombination af, at det er lette at have status quo: ”Vi gør bare som vi plejer”. I nogle tilfælde er det fra planlæggeren selv, men de fleste vil jo gerne spare tid. Så måske er det mere fra ledelsen og bestyrelsen: ”Hvorfor skal vi bruge et digitalt tilmeldingssystem, når vi har dig til at udføre opgaverne manuelt”?

Tilbageholdenhed, men også fremad (pga. Corona-tiden)

Som sagt, vi oplever en stigende interesse i at omstille sig, og faktisk også en stigende urgency (altså en nødvendighed). Nogle siger ”Vi ved, at vi skal gå fra papir til digitalt program. Det er blot et spørgsmål om det bliver i år, eller næste…”. Og det er jo fair nok, men hvad holder dem tilbage? Budget? Frygt for at fejle? Eller vanens magt? Det er alligevel lettere at gøre som vi plejer….

Men, men og men. Der er et STORT men! Eventbranchen tog 10 skridt tilbage (og nok mange flere) under ”Corona-tiden”. På den ene side kan man sige, at havde det ikke været for den periode, havde der været flere, der ville have digitaliseret deres processer nu.

På den anden side, gjorde denne periode faktisk også noget godt for branchen. Det skubbede uden tvivl til omstillingsparatheden af digitaliseringen. Da arrangørerne var nødsaget til at gøre noget nyt. Nemlig at gå fra fysiske events til online events fra den ene dag til den anden. Hold nu op, her kan man tale om villighed og omstillingsparathed!

Der er heldigvis godt gang i hjulene igen i eventbranchen. Det mærker man tydeligt på travlheden hos både leverandører og arrangører. Skønt. Og der er fuldt drøn på de fysiske møder og events. For selvom online og virtuelle møder og events hel sikkert er kommet for at blive, ja, så giver dét at mødes i virkeligheden noget andet. Uden tvivl.

Har du mod til forandring og forankring?

Ligesom med alle andre digitale processer, så kræver en digital omstilling fælles fodslag. Det kræver mod af eventplanlæggerne/projektlederne om at gå forrest. Det kræver uden tvivl god forståelse for fordelene og god (projekt) ledelse. Samt gode kommunikative egenskaber.

For at lykkedes godt med omstillingen til digitalisering. Hvad enten det er fra papir til digitalt program eller fra Excel og e-mails til Tilmeldingssystem, skal det forankres i organisationen. Der skal være en forståelse om projektet i at digitalisere arbejdsprocesser og kommunikation i planlægning af events. Både fra ledelsen og medarbejderne (kollegaerne).

Hvad er fordelene ved digitalisering af processer og planlægning af events?

Der er mange fordele ved at digitalisere processerne og kommunikationen af events. Den klare fordel er besparelse af tid. Den anden er at fremstå professionelt. For ikke at tale om det ekstra værditilbud, du kan give dine deltagere ved at mødes smart - at give dem udvidet netværk. Samt at kunne tilbyde udstillerne og sponsorerne øget forretning. Men det er faktisk ikke bare en fordel, det er en nødvendighed. At være meget fokuseret på de værditilbud, som du kan give dine deltagere, udstillere og sponsorer.

5 (+1) klare fordele ved digitalisering af event-processer:

• Spar tid i planlægning
• Fremstå professionelt
• Kommuniker tidssvarende
• Medvirk til øget netværk
• Medvirk til øget forretning

SAMT at være GDPR-compliant….

Hvordan kan du forankre digitaliseringen i din organisation?

For at opnå succes med hvilket som helst digitalt projekt, skal du selvfølgelig have en form for erkendt urgency. Du skal vide hvorfor - og du skal kunne forklare fordelene. Så skal du naturligvis have dine kollegaer og ledelsen med på vognen. Og du skal undersøge mulighederne i markedet, og når du er klar så sørg for en god implementering og konstant fokus på projektet, som man må sige digitalisering jo er.

1. Hav først formål og planlægning klart:

• Hav dit mål og formål klart med dit event
• Vær bevidst om din målgruppe
• Planlæg dagen (ene) nøje
• Fokus på deltagerinvolvering og læring
• Find det rette sted

2. Beskriv hvordan I planlægger og administrerer events:

• Hvordan gør I nu?
• Hvordan kunne du godt tænke dig, at I gør fremover?

3. Hvilke digitale event-værktøjer bruger I?

• Hvad bruger I nu – hvis noget?
• Hvilke værktøjer/systemer kunne du (umiddelbart) tænke dig – og hvorfor?
• VIGTIGT: Hvad vil du gerne opnå med digitaliseringen?

4. Undersøg markedet for eventværktøjer og eventsystemer:
   1. Hvad findes der af eventværktøjer og systemer?
   2. Klarlæg hvad der er vigtigt for dig hos en leverandør hele vejen rundt: tekniske redskaber, serviceniveau, sprog, GDPR-forhold mv.

5. Forbered dig – gå i dialog med leverandører

• Indgå i dialoger med eventsystemleverandører
• Opsaml læringen fra dialogerne, evt. via en mini kravliste

6. Præsenter fordelene for dine kollegaer og ledelse

• Præsenter din nye viden til kollegaer og ledelse
• Få accept fra ledelsen til at implementere digitale værktøjer

7. Implementer eventværktøjerne med forankring for øje

 Hav fortsat fokus på implementering og brug

9. Evaluér og forbedre processerne